Давайте сегодня еще раз поговорим об эффективном управлении собственным временем. Как же найти оптимальный баланс между желанием сделать как можно больше и при этом радоваться жизни. В сутках всего 24 час, ни больше не меньше. Это и есть наш ресурс. Более трепетное отношение к расходованию своего времени дает неоценимые преимущества. Это и возможность добиться большего, и меньшая подверженность стрессу, и более удачные отношения с другими людьми. В общем, все предложенные ниже советы так или иначе направляют нас на путь истинный в вопросе о том, как все успеть и при этом не вымотаться окончательно. Давайте почитаем и постараемся воспользоваться этим на практике.

Изложите в письменной форме

Невозможно запомнить абсолютно все. Что-то обязательно забывается или теряется. Рекомендуется записывать то, что представляет важность для вас — приоритетные направления, идеи, задачи, проекты, деловые встречи, списки, имена тех, с кем нужно пообщаться, и так далее. Изложение ваших мыслей на бумаге или в электронном виде помогает освободить вашу творческую энергию. Вам не придется думать о том, что вы могли что-то забыть. Вы можете полностью сосредоточиться на главном.

Определите, что значит для вас время

Если вы хотите лучше организовывать свое время, вам нужно понять, что оно значит для вас. Вы всегда были привязаны ко времени, даже если не осознавали этого. Узнать как вы пользуетесь временем поможет ведение дневника учета времени, куда нужно записывать все ваши действия в течение например недели. После этого проанализируйте свой дневник и ответьте на вопрос, насколько эффективно вы использовали время и что можно изменить.

Определите свои приоритеты

Самым распространенным способом определения приоритетов является выбор одного слова-дескриптора, важных для вас, выражающих область или пространство, важное для вас. К примеру: ответственность, деньги, достижения, вера, приключения. семья, партнерство, порядок, свобода, страсть, красота, дружба, упорство, щедрость, рост, престиж, счастье, признание, творчество и так далее. Покопайтесь в себе, выберите свои приоритеты и действуйте, исходя из них.

Создайте свое видение

Считается, что определение вашего видения — это среднее арифметическое ответов на следующие вопросы: Что вызывает у вас сильный интерес? Как вы думаете, для какой деятельности «вы были рождены»? Чем вы можете заработать на жизнь? Если более 50% того, чем вы занимаетесь, находится вне этих трех областей, вам необходимо прекратить делать то, что не приносит пользу. Не увязните в чем то одном навсегда.

Используйте собственную систему планирования

Некоторые люди доверяют электронным записным книжкам. Другие отдают предпочтение традиционным бумажным ежедневникам, небольшим записным книжкам, блокнотам или карточкам. Не имеет значения, чем вы пользуетесь, коль скоро вы пользуетесь этим последовательно и это вам помогает быть более организованным и успевать сделать больше.

Определите цели

Определить цели не составляет труда. Причина, по которой большинство людей не излагают их на бумаге и не рассказывают о них другим, заключается в том, что в этом случае они несли бы ответственность за их осуществление. Если у вас неясные цели, вам не приходится краснеть за то, что вам не удалось их достичь. Цели могут быть реальными и нереальными. Они могут быть легко- или труднодостижимыми, простыми или сложными, ближайшими или долгосрочными.

Планируйте в обратном направлении

Выберите какую-то одну цель. Если она большая, разделите ее на более мелкие составляющие. Выберите первую из них. Составьте список промежуточных целей, которых нужно достичь с тем, чтобы прийти к основной цели к определенному сроку. Нарисуйте стрелу слева направо. Поставьте на крайнем левом ее конце сегодняшнюю дату, а на крайнем правом — конечный срок. Пометьте каждую мини цель конкретной датой, двигаясь от окончательного срока назад. Под каждой из них напишите, что нужно сделать, чтобы осуществить их. Держите этот план под рукой и выполняйте запланированное.

Умейте видеть главное

В 1906 году итальянский экономист и социолог Вилфредо Парето пришел к выводу, что 80% всех богатств Швейцарии, где он жил, принадлежат 20% населения. В конце 1940-х американский пионер в области менеджмента Джозеф Джарэн применил этот экономический принцип к тому, что он назвал «существенным немногим и тривиальным множеством».  
 
Вот типичные примеры правила 80/20:
Люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба;
80% времени люди читают лишь 20% всех газет;
20% служащих пользуются 80% больничных листов;
20% покупателей создают 80% прибыли;
20% усилий дают 80% результатов.

Почти во всем, что вы делаете в жизни, в том случае если вам удастся определить эти 20 % усилий, приводящих к 80% результатов, можно сказать, что вы движетесь в правильном направлении. 

Всему свое место

Все, чем вы обладаете, должно приносить вам радость. Определите, что дает вам заряд сил, а что их уносит. Если вы храните предметы, напоминающие вам о неприятных или несчастливых временах, избавьтесь от них. Возможно, они пригодятся кому-то еще. Придерживайтесь конкретного времени наведения порядка в вашей среде обитания, сортируйте вещи по степени надобности, научитесь расставаться с ненужными вещами.

Рабочий стол должен быть чистым

Ваш рабочий стол — это отражение состояния вашего ума. Если вы натура несосредоточенная и неорганизованная, то эти качества проявляются в том, как вы организуете пространство вокруг себя. Некоторые тайм-менеджеры полагают, что любая бумажка на вашем столе означает непринятое решение. Когда вы научитесь работать за чистым столом, производительность вашего труда резко возрастет. У вас появится больше пространства, чтобы сосредоточиться, вы будете меньше переживать и нервничать, поскольку у вас перед глазами не будут лежать предметы, постоянно напоминающие обо всем том, что необходимо сделать.

Преодолейте свою медлительность

Вопреки общепринятому мнению, медлительность не является отрицательной чертой характера. Любой человек в какой-то момент может тянуть время. Тем не менее хроническая медлительность является неприятной и даже опасной привычкой. Медлительность является симптомом того, что в какой-то области вы испытываете стресс. Если вы желаете избавиться от медлительности, то вам необходимо определить, в чем ее причины. После этого вам нужно научиться по новому мыслить и вести себя, чтобы справиться с ней.

Научитесь говорить нет

Большинство из нас в силу собственного выбора или случая слишком обязательны. Мы склонны приравнивать то, что нам приходится делать, к тому, что важно. Когда дел слишком много, мы принимаем типовое решение — дольше и больше работать, меньше спать и жертвовать личным и семейным временем. Но такая стратегия чревата возникновением проблем в будущем — со здоровьем, с испорченными отношениями, с утратой ощущения цели. Вариант решения проблемы — более рациональное планирование дел или осознание необходимости сказать нет.

Будьте пунктуальны

Пунктуальность — это основной принцип эффективной организации времени. Пунктуальные люди имеют больше шансов на удачу и успех. Те, кто постоянно опаздывает, не имеют таких шансов и оставляют после себя неприятное ощущение, которое сохраняется несколько дней. Людям, не умеющим быть точными, нельзя доверять. Также считается, что если вы будете ценить время других людей, они будут ценить ваше.

Сократите переизбыток информации

Большинство из нас задавлены информацией. Она поступает к нам отовсюду, источники информации бесчисленны. Накапливание информации на случай, что она, возможно, пригодится в какой-то момент, означает неумение пользоваться временем, силами и деньгами. В результате у вас будет появляться чувство вины и раздражения всякий раз, когда вы подумаете о том, что что-то не прочитано, не услышано или не использовано. Попытайтесь понять, что большая часть сегодняшних новостей носит сенсационный характер. Новости забирают вашу энергию и силы, распространяют страх и негативные эмоции. Задайте себе вопрос, стоят ли эти новости того стресса, который они в вас порождают.

Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Большинство из нас рассматривают отвлекающие факторы как серьезную потерю времени, поскольку они мешают нам сосредоточиться и лишают рабочего настроя. Для того чтобы определить, что вас отвлекает в течение недели записывайте все то, что мешало вам сосредоточиться на главных делах. Затем решите, что можно сделать, чтобы не отвлекаться от них.

Не беритесь за все дела одновременно

Многие из нас считают, что грамотно распределять свое время и работать продуктивнее означает делать несколько вещей сразу. Мы работаем на компьютере и одновременно разговариваем по телефону. Мы едим и одновременно работаем за столом. Мы разговариваем по мобильному телефону, когда ведем машину или идем по улице. Выполнение нескольких дел сразу означает лавирование между делами. Причем ни одному из них мы не уделяем должного внимания. Исследования показали, что выполнение нескольких дел снижает производительность.

Рискуйте

Если вы хотите иметь больше времени и лучше его

использовать, то вам нужно выбираться из тихой заводи. Добивающиеся успеха люди никогда не отсиживаются в безопасных местах, не высовывая головы. Удивительно, как часто большинство из нас поднимают руки вверх. Мы легко поддаемся необоснованным страхам, вместо того чтобы двигаться к цели. Если вы стремитесь достичь своих целей, вы сможете сделать все. Да, иногда вас будет что-то пугать, но несмотря на это, вы будете двигаться вперед к тому, чего вы хотите достичь. Проделайте это много раз, и в конце концов страх перестанет быть препятствием.

Чаще и больше перепоручайте дела

Многие из нас думают, что только мы можем хорошо выполнить данную работу. В некоторых случаях это верно. Однако зачастую существуют другие «хорошие» способы выполнять работу. Кроме того, тот факт, что вы можете выполнить работу лучше чем кто то другой, не означает, что вы рационально распоряжаетесь своим временем. Если у вас есть более важные дела и задачи, которые выполнить можете только вы, — перепоручайте все остальное другим. Если кто-то может выполнить работу быстрее, лучше и с меньшими трудозатратами, — перепоручайте ее
другим.

Учитесь проводить собрания

Малоэффективные или ненужные собрания — это большая потеря времени. Проводите собрания только в случае необходимости. Отменяйте те, что не нужны. Проводите собрания в необычных местах — в отделе, где возникает какой-то вопрос, в местном не шумном ресторане, в непринужденной или непривычной обстановке. Приглашайте на собрания только необходимых сотрудников. Пять-шесть человек — это оптимальное число для принятия решения и выполнения необходимых дел. Не выходите за рамки повестки дня.

Выработайте стратегию общения

Все большее число коммуникационных каналов в наше время — это палка о двух концах. У нас появилось множество вариантов общения, а это означает, что мы несем большую, а отнюдь не меньшую ответственность за качество общения.
Наиболее распространенные виды каналов коммуникации — компьютер, телефон, факс, электронная почта, видеосвязь.

Экспериментируйте

Эксперимент — это совершенно особый способ научиться лучше организовывать свое время. Большинство из нас считают незыблемым то, как мы делаем какие-то вещи. Мы говорим: «Вот такой я есть» или «Вот так устроен мир». Мы безоговорочно принимаем настоящее положение вещей. Да, экспериментируя, мы не можем с точностью быть уверены в конечном результате. Но людей, добившихся успеха, таких как Томас Эдисон, Альберт Эйнштейн, Мария Кюри и Авраам Линкольн, в течение многих лет преследовали неудачи. Подумайте, что произошло бы, если бы они сложили руки. Экспериментируйте. В конечном итоге, если вы будете заниматься главным, вы добьетесь желаемого.

Анализируйте и делайте выводы

Организация времени — это динамичный процесс. Ваши системы не смогут работать эффективно в течение длительного времени, если вы не будете за ними следить и в случае необходимости перестраивать. Большинство специалистов в области тайм-менеджмента рекомендуют проводить еженедельный анализ. Многие также советуют пользоваться ежедневным анализом. Ни то, ни другое не отнимут у вас много времени. По крайней мере раз в год вам следует производить переоценку ценностей и взглядов.

Давайте и принимайте советы

Важнейшим элементом эффективной организации своего времени является общение с другими людьми с целью координации действий, чтобы все работали слаженно и чтобы работа была выполнена. В этом суть того, что мы называем советами. Хотя слово «советы» у некоторых людей может вызывать негативные ассоциации, советы как таковые не являются чем-то негативным, ими можно успешно пользоваться.

Оценивайте достигнутое

Один из самых сложных аспектов эффективного тайм-менеджмента — подчинение самого себя и других достижению результатов. Для этого необходимо иметь некоторое мерило достигнутого. Ваши правильно поставленные цели и
являются главным мерилом. Если цели выбраны правильно и вы настойчиво идете к ним, тогда оценка достигнутого не составит труда. Либо вы сделали к определенной дате то, что задумали, либо нет. Ваши обещания — это еще одно мерило. Либо вы выполняете их, либо нет.

Боритесь со стрессом и заботьтесь о хорошем самочувствии

Развейте в себе гибкое отношение ко времени. Небольшие усилия зачастую оказываются более плодотворными, чем большие. Порадуйтесь тому, что вы сделали за этот маленький отрезок, вместо того чтобы ругать себя за несделанное. Делайте перерывы в работе. Найдите баланс между работой и личной жизнью. Спите по 7-8 часов в день. Заботьтесь о себе.

По материалам книги Памелы Дод и Дага Сандхайма "25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента".